Huishoudelijk Reglement

oscaarlogo

OsCaar Oudercomité De Schatkist-VBS Ertvelde 2021-2023

 

Samenstelling oudercomité: 

Voorzitter: Annelies Verhovert en Rebecca Willems in duo-baan 

Secretaris: Evelien Vanmaldeghem 

Penningmeester: Dana Neirinck  

Verantwoordelijke webshop/website: Linde Stevens/ Christoph Verbiest Verantwoordelijke Facebook pagina: Evelien Vanmaldeghem 

Actieve leden: Annelies Vercauter, Kathleen Blockeel, Eline Gijsels, Etienne Cornette, Koen  Pauwels, Linde Stevens, Mathieu Bauwens, Nikie Gijsels, Cindy Oosterlick, Sharon Goethals, Stefanie De Backer , Vibe Claeys 

De zittingsperiode van het bestuur van het oudercomité “OsCaar” De Schatkist-VBS Ertvelde begint  op 2 december 2021 en loopt tot mei 2023. 

Wij zijn een groep enthousiaste ouders die gemiddeld om de 6 weken vergaderen in de turnzaal van  de school samen met de directie over het wel en wee op school. Zorg voor de kinderen, de school en  onderwijs staan centraal. Het oudercomité speelt daarin een ondersteunende functie. 

Het bestuur van het oudercomité kan rekenen op de hulp van de actieve leden alsook helpende  handjes. 

Zonder deze vrijwilligers is er geen oudercomité en wij zijn dan ook voor iedere hulp, klein of groot,  zeer dankbaar! 

Wat doen wij ? 

Wij sponsoren de busreis van zeeklas (1eleerjaar) en bosklas (6eleerjaar). 

De kosten van de schoolreis naar Planckendael (2een 3ekleuters)om de 2 jaar is eveneens voor onze  rekening. 

In samenspraak met school kijken wij waar we kunnen helpen in de ondersteuning inzake aankoop  materiaal of hulp bij activiteiten (Sint, kerstontbijt, pannenkoeken voor Carnaval, schoolfeest,  afscheid zesdes…). 

Om deze werking te kunnen onderhouden, organiseren wij jaarlijks een hele reeks aan activiteiten: 

– Wijn-degustatie of alternatief 

– Eetfestijn 

– Moederdag 

– Vaderdag 

– …

Huishoudelijk reglement 

OsCaar Oudercomité De Schatkist-VBS Ertvelde 2021-2023 

Dit huishoudelijk reglement van OsCaar oudercomité De Schatkist-VBS Ertvelde wordt opgesteld om  de doelstelling, de samenstelling en de werking van het oudercomité vast te leggen. 

  1. Benaming

Onder de benaming “OsCaar oudercomité De Schatkist-VBS Ertvelde” wordt een feitelijke vereniging  opgericht. 

  1. Zetel

De maatschappelijke zetel van het oudercomité is gevestigd in Eeklostraat 2, 9940 Ertvelde. 3. Doelstelling 

Het oudercomité is een groep enthousiaste ouders die zich sterk verbonden weet met de school, die  klaar staat om te helpen waar nodig en verschillende activiteiten organiseert om de school en de  kinderen te ondersteunen. 

  1. Leden

Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op De Schatkist-VBS Ertvelde, kan toetreden tot het  oudercomité. 

Het mandaat van het oudercomité is geldig voor 1 jaar en is hernieuwbaar bij het begin van elk  schooljaar. Het mandaat eindigt wanneer het betrokkene lid geen kinderen meer heeft op De  Schatkist VBS Ertvelde. 

4.1 Dagelijks bestuur: 

Het oudercomité kiest op democratische wijze een dagelijks bestuur van 4 leden:  

de voorzitter 

de medevoorzitter 

de penningmeester  

de secretaris 

Iedereen binnen het oudercomité kan zich kandidaat stellen voor de functie van bestuurslid, indien  er meer dan 1 kandidaat is, wordt er overgegaan tot een stemming. 

De mandaten van de bestuursleden zijn geldig voor een periode van 2 jaar. 

Op de voorlaatste vergadering van het schooljaar waarin er verkiezingen zijn, worden alle mandaten  opnieuw verkiesbaar gesteld.

De verkiezingen vinden plaats tijdens de laatste vergadering van het schooljaar. Het nieuwe bestuur  treedt in functie bij de aanvang van het nieuwe schooljaar.  

Een door ontslag vrijgekomen functie wordt door een tussentijdse verkiezing aangevuld. Indien een  bestuurslid in het volgend schooljaar geen deel meer uitmaakt van het oudercomité (bv. omwille van  schoolverlatende kinderen), dient hij of zij zijn mandaat verkiesbaar te stellen in de maand april van  het lopende schooljaar. 

In het tussenliggende jaar wordt het bestuur bekrachtigd door de vergadering. 

Met het oog op verkiezingen worden alle leden daartoe schriftelijk uitgenodigd, minstens 10 dagen  op voorhand. Alle functies worden verkozen bij meerderheid van de stemmen van aanwezige leden.  Bijkomende voorwaarde om stemrecht te hebben, is een aanwezigheid van minstens 3  vergaderingen tijdens het werkjaar. 

De verkiezing gebeurt bij stemming en in volgorde van de functie hieronder vermeld. Kandidaten kunnen zich tot 14 dagen voor de verkiezingen bekend maken bij de voorzitter. Bij gebrek aan kandidaten wordt gekozen uit alle aanwezige en verkiesbare leden. 

De voorzitter 

stelt de agenda op voor alle vergaderingen, dit in samenspraak met het bestuur.  Actieve leden en directie mogen altijd agendapunten aanbrengen. 

stuurt de uitnodiging voor elke vergadering van het oudercomité 

opent, leidt en sluit de vergaderingen van het oudercomité 

zorgt voor een ordelijk verloop van de vergadering, o.a. door het volgen van de agenda en  zorgt voor inspraak van iedereen 

raadpleegt en informeert de andere leden van het bestuur alvorens een besluit te nemen zorgt ervoor dat de werkgroepen tijdig aan de slag gaan 

ondertekent brieven in naam van het oudercomité 

treedt op als woordvoerder van het oudercomité, dit na overleg 

neemt geregeld contact met de directie van de school 

is steeds bereikbaar 

De mede-voorzitter 

vervangt de voorzitter bij afwezigheid 

vervangt de secretaris bij afwezigheid 

Het voorzitterschap kan ook als duobaan aangegaan worden. Dan worden de taken onderling  verdeelt onder de voorzitter en de medevoorzitter. 

De penningmeester 

beheert de rekening van het oudercomité 

houdt gedetailleerd alle inkomsten en uitgaven bij 

bespreekt het budget met de andere bestuursleden 

geeft op elke vergadering een toelichting over de financiële toestand 

maakt op het einde van het schooljaar een financieel jaarverslag op 

De secretaris 

maakt het verslag van de vergadering 

bezorgt dit verslag aan alle leden en de directie

houdt de ledenlijst up-to-date 

opvolgen van de mailbox 

  1. Vergaderingen

Het oudercomité vergadert minimum 7 keer per schooljaar. 

De uitnodiging wordt minimum 7 dagen voor de vergadering verstuurd, samen met de agenda. Alle  leden van het oudercomité alsook de directie kunnen bijkomende agendapunten indienen. 

Vaste agendapunten zijn: 

verwelkoming en verontschuldigingen 

schoolnieuws 

verslag over afgewerkte activiteiten 

verslag uit de werkgroepen komende activiteiten 

financieel verslag door de penningmeester 

varia 

Een lid is ofwel aanwezig op de vergadering of heeft zich verontschuldigd. Dit kan enkel via de  WhatsApp-groep. 

Van elke vergadering wordt door de secretaris een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt  overgemaakt aan alle leden van het oudercomité en de directie. 

Een lid van het oudercomité wordt na 3x afwezigheid op de vergadering zonder verontschuldiging  aangeschreven door de secretaris met de vraag zijn lidmaatschap te bevestigen. Zonder tegenbericht  op dit schrijven wordt het lid geschrapt van de ledenlijst. 

Drie opeenvolgende ongemotiveerde afwezigheden van een verkozen lid van het dagelijks bestuur  leiden automatisch tot het in vraag stellen van zijn of haar mandaat. 

  1. Beslissingsbevoegdheid

Beslissingen dienen genomen te worden in eerste plaats door het oudercomité. Indien dringend,  door het dagelijks bestuur. 

In alle vergaderingen wordt gestreefd naar een consensus. Wanneer geen consensus kan worden  bereikt, wordt er tot een stemming overgegaan. Een beslissing wordt genomen met een gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. De stemming gebeurt door middel van  handopsteking.  

  1. Werkgroepen

In het begin van het werkjaar wordt een invulschema verstuurd waarin leden kunnen aangeven voor  welke activiteiten ze zich wensen te engageren. Er wordt per werkgroep een richtlijn meegegeven  van het aantal nodige deelnemers. Per werkgroep wordt er 1 verantwoordelijke aangeduid (ook wel  trekker genoemd) die de werkgroep in gang steekt, die de taken verdeelt en opvolgt, en die verslag uitbrengt tijdens de vergadering. 

Per werkgroep wordt er ook een WhatsApp-groep aangemaakt.

  1. Werkingsmiddelen

Het oudercomité haalt werkingsmiddelen uit activiteiten en sponsoring. 

Er wordt een budget ter beschikking gehouden van de eigen werking van het oudercomité. Een deel van het budget gaat naar de busreis van zee- en bosklas, naar schoolreis Planckendael 2een  3ekleuters. Het resterende bedrag gaat naar school als ondersteuning van bepaalde projecten. Betalingen gebeuren via de rekening van het oudercomité. Persoonlijke uitgaven van persoonlijke  rekeningen kunnen enkel worden terugbetaald door de penningmeester na indienen van  betalingsbewijzen of facturen. 

  1. Communicatie

Gmail 

Het oudercomité is te contacteren op volgend e-mailadres : vbs.oscaar@gmail.com Bestuursleden hebben toegang tot het Gmail-account. We gebruiken Google Drive om alle info  omtrent wederkerige activiteiten op te slaan. 

Het huishoudelijk reglement wordt gepubliceerd op de website van de school.  

Website/webshop 

We beschikken ook over een eigen website/webshop: www.OsCaarenDeSchatkist.eu 1 lid neemt de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van de website op zich. 

Facebook 

OsCaar heeft ook een pagina op Facebook. Ook hier krijgt 1 lid de verantwoordelijkheid voor het  onderhouden van de pagina.  

  1. Aanpassing huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks, bij het begin van een nieuw schooljaar, aangepast waar  nodig.